Privacyverklaring
Fotokring Leidschendam-Voorburg verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Fotokring Leidschendam- Voorburg (hierna ook: de vereniging).
Je kunt ons bereiken:
Peter de Pont – Voorzitter
phjmdepont@gmail.nl
Telefoon: 06-53 73 06 12
Willy Nihot – Secretaris
willy.nihot56@gmail.com
Telefoon: 06-53 46 11 73
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam- en adresgegevens, telefoonnumer en e-mailadres. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je huisadres of e-mailadres. Wanneer anderen jouw persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Ook foto’s en video’s kunnen persoonsgegevens bevatten.
Van wie verwerkt de vereniging persoonsgegevens?
De vereniging verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn in ons geval:
- Leden van de Fotokring Leidschendam-Voorburg.
- Gegevens van sprekers die we soms uitnodigen.
- Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap van Fotokring Leidschendam-Voorburg of de afgelopen twee jaar een lidmaatschap hebben gehad.
- Mensen die zich aanmelden voor deelname aan éénmalige activiteiten, maar die geen lid worden van de vereniging. Denk aan een cursus of een fotowedstrijd.
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
- Personen die zijn afgebeeld op foto’s die we op onze website plaatsen.
De website van de vereniging plaatst geen cookies die persoonsgegevens verzamelen of bevatten over de bezoekers van de site. Er worden geen IP-adressen van bezoekers gelogd.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De vereniging is als rechtspersoon verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. Het bestuur van de vereniging heeft de taken als volgt verdeeld:
De secretaris van de vereniging verwerkt persoonsgegevens een administratieve applicatie van Fotokring Leidschendam-Voorburg en verzorgt via e-mail of anders de communicatie met jou. De penningmeester verwerkt jouw gegevens die nodig zijn voor het innen van contributies.
De webmaster verwerkt persoonsgegevens, voor zover het foto’s van personen betreft die op de website worden geplaatst en over de makers van de foto’s.
Als je een vraag hebt over jouw persoonsgegevens of gebruik wilt maken van jouw rechten, meld je dat schriftelijk of per e-mail aan de voorzitter van de vereniging:
Peter de Pont
phjmdepont@gmail.com
Tel: 06 – 53 73 06 12
Hij overlegt met de betrokken bestuursleden en zorgt ervoor dat je snel een antwoord krijgt.
Waarvoor verwerkt de vereniging mijn persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van Fotokring Leidschendam-Voorburg hebben we jouw persoonsgegevens nodig. Met behulp van jouw gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid.
Als je eenmaal lid bent, willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken de persoonsgegevens om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap-gerelateerde zaken, zoals het programma van de vereniging, incidenteel tentoonstellingsbezoek, deelname aan fotowedstrijden en dergelijke.
Ook voor het beantwoorden van vragen verwerken wij jouw persoonsgegevens.
De vereniging is aangesloten bij de Fotobond. Dat betekent dat de leden van de vereniging ook informatie ontvangen van de Fotobond, deel kunnen nemen aan wedstrijden en mentoraten, landelijke groepen enz. Daartoe verwerkt ook de Fotobond jouw persoonsgegevens. Voordat de vereniging jou inschrijft als lid, dien je je aan te melden op de site van de Fotobond: https://fotobond.nl/registratie/
Kies als lidmaatschap “Club lid”. Kies als groep “Club: FK Leidschendam-Voorburg”. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing.
De vereniging gebruikt jouw persoonsgegevens niet voor marketingdoeleinden.
Verwerkt Fotokring Leidschendam-Voorburg bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens (gegevens over gezondheid, etnische gegevens of gegevens over ras) verwerken wij niet. Niettemin kunnen dergelijke gegevens uit een foto van een persoon worden afgeleid. Wij bewaken daarom de context waarbinnen foto’s van personen op de website van de vereniging of bij exposities van de vereniging worden gepubliceerd.
Hoe gaat Fotokring Leidschendam-Voorburg om met mijn persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk is bewaard voor normaal gebruik binnen de vereniging. Na beëindiging van het lidmaatschap bewaren we jouw gegevens nog twee jaar in de ledenadministratie en nog 7 jaar in de financiële administratie.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Alleen de secretaris heeft toegang tot de ledenadministratie.
Alleen de penningmeester heeft toegang tot de financiële administratie.
Op verzoek van de ledenvergadering verstrekt de secretaris tweemaal per jaar een ledenlijst aan de leden van de vereniging.
Welke wettelijke grondslag hanteert de vereniging voor de verwerking van mijn gegevens?
De vereniging heeft in de relatie die je als lid met ons aangaat een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens zoals hiervoor vermeld te verwerken. Zonder deze gegevens kan de vereniging immers niet functioneren. Het gerechtvaardigd belang is dan ook de wettelijke grondslag die de vereniging hanteert om persoonsgegevens van de leden te verwerken.
Welke rechten kan ik uitoefenen met betrekking tot mijn persoonsgegevens?
Recht op informatie
Deze privacyverklaring is mede bedoeld om jou te informeren over ons gebruik van jouw gegevens en jou te informeren over het gebruik van jouw persoonsgegevens.
Recht op inzage
Als je een verzoek om inzage doet, vertelt de vereniging je waarom we gegevens verwerken (vooral om de vereniging te kunnen laten functioneren) , welke gegevens we verzamelen (vooral NAW- gegevens), en hoe lang we deze bewaren (tot twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap).
Het bestuur verstrekt je op verzoek een overzicht van jouw gegevens en licht dit toe.
Recht op rectificatie en aanvulling
Je hebt het recht om onjuiste gegevens te laten wijzigen. Dus als je merkt dat onze gegevens over jou niet kloppen of er gegevens ontbreken, geef je dat door, zodat we deze kunnen aanpassen danwel aanvullen.
Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.
Je mag bezwaar maken tegen verwerking van jouw persoonsgegevens. Het bestuur van de vereniging moet dan beslissen of jouw belangen zwaarder wegen dan de verenigingsbelangen om jouw gegevens te verwerken. Zolang het bestuur geen beslissing heeft genomen, stoppen we de verwerking van jouw gegevens. Uiteraard zullen we je de beslissing van het bestuur snel doorgeven en duidelijk uitleggen.
Recht op beperking van de verwerking
In de volgende situaties heb je recht op beperking van de verwerking van jouw gegevens:
- Gegevens zijn mogelijk onjuist.
- De verwerking is onrechtmatig.
- De gegevens zijn niet meer nodig.
- Je maakt bezwaar tegen de verwerking van jouw gegevens.
Recht op dataportabiliteit.
Dit recht niet is van toepassing indien gegevens worden verwerkt met als wettelijke grondslag gerechtvaardigd belang.
Niettemin zijn je gegevens wanneer je overstapt naar een andere vereniging die is aangesloten bij de Fotobond direct beschikbaar in de Bondsadministratie. In andere situaties proberen we zoveel mogelijk te helpen met overdracht van gegevens.
Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
De vereniging maakt geen gebruik van geautomatiseerde processen in de besluitvorming over personen.
Indien besluiten over jou zouden worden genomen zonder menselijke tussenkomst (bijvoorbeeld door geautomatiseerde processen) dan heb je het recht bezwaar te maken tegen de uitkomst. De vereniging zou dan een nieuw besluit moeten nemen door de gegevens zelf te bekijken en het besluit zelf te formuleren, zonder gebruik te maken van de geautomatiseerde processen.
Ben je het niet eens met een besluit van ons over uitoefening van één van jouw rechten?
Dan stellen we het op prijs als je deze eerst bij het bestuur indient, maar dat is niet verplicht. Je mag altijd contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Zij kunnen bemiddelen bij geschillen, of je mag ook een verzoek indienen om te handhaven.
Tenslotte
Je bent aan het einde gekomen van onze privacyverklaring. Mocht je nog vragen hebben, stel ze dan vooral.